Должностные обязанности менеджера канбан
Рубрика: ПроизводствоПервоначальное внедрение системы канбан связано с большим объемом работы и принятием множества решений. После внедрения система канбан требует ежедневного регулирования. Если ее не поддерживать и не совершенствовать, она начнет разрушаться после первого дня работы. Термин «менеджер» здесь используется не для указания позиции сотрудника в иерархии. Он предназначен скорее для описания требований по регулированию и обслуживанию системы канбан. Распределение ответственности в системе канбан важнее названия должности или позиции в организации.
Менеджер канбан участвует в разработке должностных обязанностей для этой позиции. Сфера его ответственности должна включать следующие функции:
►разработку формальных методов выполнения регулярных и частых проверок последовательностей вытягивания для подтверждения того, что все карточки или сигналы канбан находятся на предназначенных для них местах;
►разработку процедур, информирующих о необходимости проведения изменений в самом процессе и в области инженерного проектирования, для подтверждения того, что вместимость канбан соответствует текущему положению дел и отражает все изменения ВОМ и времени пополнения;
►контроль процедур системы канбан, обеспечивающий соответствие размеров канбан утвержденным стратегиям вложений в материальные запасы. Контроль наличия на производственной площадке установленного количества канбан и соблюдения расчетного количества вытягивания канбан складскими рабочими;
►разработку и проведение мероприятий кайдзен, направленных на улучшение системы канбан, с участием всех складских рабочих с целью обеспечения использования лучших практик и изучения рекомендаций складского персонала;
►организацию обучения и сертификацию складских рабочих по системе трех лампочек или системе «разноски молока», используемых для создания сигнала к пополнению.
Менеджер канбан должен следить за тем, чтобы все важные элементы системы исправно функционировали и поддерживались в должном состоянии, обеспечивая максимальную эффективность функционирования системы, с целью достижения оптимального уровня инвестиций в материальные запасы и соблюдения стратегий обслуживания клиентов в системе канбан.
Важно поддерживать высокую точность учета материальных запасов. Менеджер канбан должен разрабатывать методику и упрочивать процедуры, обеспечивающие выполнение операций по учету запасов RIP при поступлении материалов в RIP. Это необходимо для того, чтобы компоненты могли учитываться как наличные запасы, доступные для процессов материального планирования MRP-системой. Одна из сильных черт системы канбан заключается в том, что компоненты, содержащиеся в области RIP, не закрепляются за продуктами или заказами.
Для учета использования материалов вне RIP внедряется процедура обратного перемещения. Она должна быть формальной компьютерной операцией, служащей для вычитания компонентов из запасов RIP после завершения готового изделия. Процедура обратного перемещения выполняется посредством электронного вычитания количества материалов, указанных в ВОМ. Обратное перемещение должно выполняться каждый раз, когда готовое изделие покидает Рациональную линию.
ВОМ должен быть как можно более точным для поддержания достоверного баланса запасов. Следует предусмотреть бизнес-процесс учета технических изменений, чтобы ВОМ по мере необходимости обновлялся и поддерживался в максимально современном состоянии. Менеджер канбан должен быть включенным в оборот информации, гарантируя своевременное внесение изменений в систему канбан. Как и в случае операций обратного учета, технические изменения компонентов должны будут отражаться в системе канбан для обеспечения максимально корректного выполнения таких операций.
Внедрение системы канбан основывалось на статических данных на определенный момент времени. Однако канбан — это динамическая система, которую нужно постоянно обслуживать и регулярно обновлять, с тем чтобы она отражала текущие условия производства. Необходимо предусмотреть регулярные процедуры по измерению изменившихся параметров поставок, чтобы в цепочках вытягивания и количестве канбан могли учитываться самые последние технические изменения, времена пополнения запасов, размеры упаковок и изменения производственной мощности.
Помимо снабжения производства компонентами, необходимыми для изготовления продукта, задачей системы канбан является обеспечение быстрого движения запасов через производственный процесс для достижения целей по обороту запасов. Эта быстрота нужна для управления инвестициями в запасы и сокращения потребностей бизнеса в оборотном капитале. Ключом к управлению оборотом запасов является частота пополнения канбан-контейнера, которая основывается на заранее установленной частоте доставки. Таким образом, существует прямая корреляция между временем пополнения контейнеров и инвестициями в материальные запасы.
Величина вложений пропорциональна частоте пополнения материала. Чем дольше время пополнения, тем больше вложения в запасы. И наоборот, более частое пополнение означает меньшие запасы. Эта взаимосвязь между временем и вложением средств так важна, что ее необходимо тщательно отслеживать и регулировать.
Хорошим средством для оценки скорости оборота запасов при системе канбан является скорость пополнения контейнера. Если контейнеры канбан пополняются слишком медленно, это указывает на то, что уровень запасов выше, чем необходимо для удовлетворения потребностей производства. В то же время, более частое пополнение означает большее время погрузочно-разгрузочных работ. Быстрое пополнение контейнера является знаком того, что экономия на запасах может нейтрализоваться затратами на погрузочно-разгрузочные работы.
Как ни соблазнительно принимать во внимание только преимущества сокращения запасов, системы канбан в конечном итоге должны находить оптимальную стратегию, которая уравновешивает вложения в запасы и затраты на погрузочно-разгрузочные работы. Обычно это итеративный процесс, который продолжается до тех пор, пока не будет достигнут оптимальный баланс.
Количество канбан вычисляется на определенное число средних дней использования запасов. Однако бывает так, что фактический потребительский спрос превышает расчетное число дней запасов в системе канбан. Симптомом этого будет увеличение числа циклов пополнения контейнеров линии и RIP. Если количество запасов RIP достаточно большое, система канбан может выдержать краткосрочные всплески спроса выше среднего уровня. Если цикл повторяется слишком много дней подряд, то, в конце концов, могут быть исчерпаны даже запасы склада, и тогда возникнет ситуация дефицита комплектующих. Менеджер канбан должен быть бдителен в подобных ситуациях и исследовать причины их возникновения.
Если всплеск спроса был краткосрочной аномалией, то, возможно, не потребуется предпринимать никаких иных действий, кроме как предложить плановику распределить повышенный спрос на большее число дней, если это возможно. Если всплеск спроса оказывается опережающим индикатором новой тенденции спроса, то менеджер канбан должен провести перерасчет дневных норм, частоты поставок, количества запасов в контейнерах и их вместимости, пересмотреть вспомогательные атрибуты подаваемых материалов (бирки, цветовые маркеры и т. п.) и процедуры последовательности процессов.
В некоторых случаях всплеск спроса может быть индикатором определенного паттерна заказов клиента. Применение модели среднедневного объема использования для вычисления количества канбан этих компонентов дает неточные результаты. Хотя такой спрос имеет редкий цикл, объем заказов носит постоянный характер. Важный вопрос, на который должен ответить менеджер канбан, — следует ли все время держать под рукой запасы канбан этого компонента для удовлетворения редко случающегося спроса. Каковы издержки/преимущества содержания запасов для удовлетворения редко случающегося спроса?
Хранение компонентов в течение долгого времени для обеспечения обслуживания клиента увеличивает стоимость продукта. Если затраты не переносятся на клиента, маржа уменьшается. Любое решение, которое приводит к снижению маржи, должно тщательно продумываться. Оправдывает ли стоимость удовлетворения редко случающегося спроса на продукцию особенной конфигурации затраты на хранение запасов компонентов для удовлетворения этого спроса? Стоит ли объем спроса того, чтобы гарантировать стандартный срок выполнения заказа? Не изменилось ли направление вашей компании таким образом, что обслуживание этих клиентов перестало быть рентабельным? Не лучше ли уступить этот бизнес конкуренту, с тем чтобы сконцентрироваться на производстве тех продуктов, которые приносят вашей компании наибольший доход?
Внедрение системы канбан часто служит катализатором пересмотра существующей политики. Имея своей целью принятие наилучших для компании деловых решений, система канбан является объективным механизмом оценки затрат для анализа конкретной политики выполнения заказов. Менеджера канбан не следует наделять полномочиями принимать решения о политике выполнения заказов в одностороннем порядке, однако он должен быть способен свободно инициировать дискуссии на эту тему и вносить значительный вклад в принятие окончательных решений.
Единственный момент времени, когда два полных контейнера должны находиться в месте расположения канбан, — ввод системы канбан в эксплуатацию. После первого цикла пополнения в месте расположения канбан должен находиться только один контейнер, в то время как второй контейнер пополняется. Это показывает, что материал постоянно находится в движении — или потребляется в производстве, или пополняется. Это процесс распределения, который требует постоянных корректив. При пополнении запасов RIP с частотой поставки раз в пять дней, складской персонал, например, должен наполнять и возвращать контейнер в точку потребления за четыре-пять дней. Если контейнер последовательно наполняется за один-два дня, то запасы, возможно, вдвое превышают необходимое количество компонентов.
Долгосрочная задача системы Рационального производства — уменьшить или устранить потребность в складе. В отсутствие склада поставщик доставлял бы компоненты прямо в RIP, минуя приемку и склад. Это позволило бы сократить срок доставки в цепочке вытягивания канбан на время, требуемое для получения, проверки, размещения и складирования материальных запасов.
Несмотря на то что экономия в результате доставки запасов в RIP прямо от поставщика очевидна, существуют две причины, по которым эта политика не может вводиться в один день с системой канбан, — ненадежность и нестабильность поставщиков. Если качество поставок вызывало подозрения в прошлом и их надежность в будущем под сомнением, то любому производителю меньше всего хочется, чтобы компоненты поставлялись прямо на Рациональную линию только для того, чтобы ее пришлось останавливать из-за неудовлетворительного качества. То же самое касается истории соблюдения поставщиком сроков доставки. Большинство запасов сырья и полуфабрикатов, которые хранятся на складе, — это страховой запас, который служит буфером для защиты от ненадежности поставок.
Исторически сложилось так, что производители ведут дела с поставщиками на известном расстоянии. Во множестве случаев несправедливо смешивать всех поставщиков в одну кучу как ненадежных и нестабильных. Большинство из них стремится обслуживать своих клиентов как можно лучше и готово сотрудничать, доказывая свою надежность и стабильность. В силу долгой истории этих антагонистических отношений, для того чтобы поставщикам можно было доверять, требуется приложить определенные усилия. Установление открытых, честных и доверительных взаимоотношений является главной целью программы сертификации поставщиков. Только при уверенности в их надежности и стабильности можно внедрять политику доставки запасов в RIP прямо от поставщика.